Das beruflich oder betrieblich genutzte Arbeitszimmer

6        Absetzbare Raumkosten

Die folgenden Aufwendungen können dem Arbeitszimmer zugerechnet werden und sind unter den oben genannten Voraussetzungen anteilig abziehbar:

·       Miete (wenn die Wohnung angemietet ist)

·       Nebenkosten (z.B. Strom, Wasser, Gas)

·       Reinigungskosten (z.B. Lohn für Putzfrau)

·       Hausrat- und Feuerversicherung

·       Müllabfuhr- und Schornsteinfegergebühren

·       Grundsteuer

·       Fahrstuhlkosten

·       Anwaltskosten im Zusammenhang mit der Wohnung

 

Steht die Wohnung bzw. das Haus im Eigentum des Erwerbstätigen sind abziehbar:

·       Gebäudeabschreibung (regelmäßig 2 % pro Jahr), Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung sowie Sonderabschreibungen

·       Zinsen für Kredite, die zur Anschaffung, Herstellung oder Reparatur des Hauses oder der Eigentumswohnung verwendet worden sind

·       Kosten für Gartenerneuerung, wenn bei einer Reparatur des Gebäudes Schäden am Garten verursacht worden sind

·       Erbbauzinsen

 

Auch Kosten für die Ausstattung des Zimmers, wie beispielsweise Tapeten, Teppiche, Fenstervorhänge, Gardinen und Deckenlampen gehören zu den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Diese Kosten können komplett dem Arbeitszimmer zugerechnet werden. Eine nur anteilige Einbeziehung (nach Wohnfläche) muss nicht erfolgen, da diese Kosten ausschließlich auf das Arbeitszimmer entfallen.

 

Luxusgegenstände

Luxusgegenstände wie beispielsweise Kunstgegenstände, die vorrangig der Ausschmückung des Arbeitszimmers dienen, gehören zu den nicht abziehbaren Aufwendungen der Lebensführung. Anders kann es jedoch sein, wenn der Berufstätige in seinem häuslichen Arbeitszimmer Repräsentationsaufgaben wahrnimmt.

 

Arbeitsmittel separat absetzbar

Keine Raumkosten sind die Aufwendungen für Arbeitsmittel (z.B. Bürostuhl, Schreibtischlampe, PC, Büromöbel). Diese können, sofern für diese die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, auch dann abgezogen werden, wenn das Arbeitszimmer selbst steuerlich nicht anerkannt wird. Denn Arbeitsmittel gehören nicht zur Ausstattung des Arbeitszimmers.

Ob Arbeitsmittel komplett im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden dürfen oder die Aufwendungen über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen, richtet sich nach der Höhe der Anschaffungskosten:

Betragen sie maximal 410 € netto (487,90 € brutto), so ist ein Sofortabzug als Betriebsausgabe oder Werbungskosten im Jahr der Anschaffung möglich.

Sind die Anschaffungskosten höher, müssen Arbeitsmittel über ihre mehrjährige Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden. Der Abschreibungszeitraum ist bei jedem Arbeitsmittel unterschiedlich. Er richtet sich nach den amtlichen AfA-Tabellen des BMF (Abrufbar unter www.bundesfinanzministerium.de, Suchwort „AfA-Tabellen“).

Hinweis: Selbständige müssen bei der Abschreibung von Arbeitsmitteln im Rahmen ihrer Gewinnermittlung besondere Regeln beachten und zwischen den vier Preiskategorien 150 €, 410 €, bis 1.000 € und über 1.000 € differenzieren.

 

7        Berechnung der Bürofläche

Die auf ein häusliches Arbeitszimmer entfallenden anteiligen Aufwendungen (siehe unter Punkt 6) sind nach dem Verhältnis der durch die Wohnflächenverordnung ermittelten Wohnfläche der Wohnung zur Fläche des häuslichen Arbeitszimmers aufzuteilen. Es ergibt sich folgende Berechnung:

Fläche Arbeitszimmer x 100
Gesamtwohnfläche inkl. Arbeitszimmer

Das Ergebnis ist der prozentuale Anteil, zu dem die Kosten der Wohnung bzw. des Hauses abgezogen werden dürfen.

 

8        Besondere oder zeitlich verteil­te Nutzung des Arbeitszimmers

8.1     Mehrere betriebliche und berufliche Tätigkeiten im Arbeitszimmer

Übt eine Person mehrere betriebliche und berufliche Tätigkeiten nebeneinander aus und bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten Betätigung, so muss sie die Aufwendungen für das Arbeitszimmer entsprechend dem Nutzungsumfang den darin ausgeübten Tätigkeiten zuordnen. Liegt dabei der Mittelpunkt einzelner Tätigkeiten außerhalb des Arbeitszimmers, ist der Abzug der anteiligen Aufwendungen möglich.

Steht für einzelne Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung und befindet sich der Gesamttätigkeitsmittelpunkt nicht im häuslichen Arbeitszimmer, können die Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 € abgezogen werden. Dabei sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer entsprechend dem Nutzungsumfang den darin ausgeübten Tätigkeiten zuzuordnen.

Soweit der Kostenabzug für eine oder mehrere Tätigkeiten möglich ist, lassen sich diese anteilig insgesamt bis zum Höchstbetrag abziehen. Eine Vervielfachung der 1.250 € ist ausgeschlossen, da es sich um einen objektbezogenen Höchstbetrag handelt.

Beispiel

Ein Angestellter nutzt sein Arbeitszimmer zu 40 % für seine nichtselbständige Tätigkeit und zu 60 % für eine unternehmerische Nebentätigkeit und nur für die Nebentätigkeit steht ihm kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. An Aufwendungen sind für das Arbeitszimmer insgesamt 2.500 € entstanden. Diese sind nun nach dem Nutzungsverhältnis aufzuteilen.

Lösung

Auf die nichtselbständige Tätigkeit entfallen 40 % von 2.500 € = 1.000 €, die nicht abgezogen werden können. Auf die Nebentätigkeit entfallen 60 % von 2.500 € = 1.500 €, die bis zu 1.250 € im Jahr als Betriebsausgaben bei der unternehmerischen Nebentätigkeit abgezogen werden können.

 

8.2     Nutzung des Arbeitszimmers durch mehrere Personen

Grundsätzlich gilt: Jede Person, die das heimische Büro nutzt, darf die Aufwendungen abziehen, die sie getragen hat. Steht allen Personen jeweils dem Grunde nach nur ein Abzug in beschränkter Höhe zu, muss der Höchstbetrag von 1.250 € dabei auf die einzelnen Personen nach ihrem Nutzungsanteil aufgeteilt werden. Der Höchstbetrag wird nicht mehrfach gewährt. Das Gleiche gilt auch, wenn nur einem Nutzenden ein beschränkter Abzug zusteht.

Beispiel 1

A und B nutzen gemeinsam ein häusliches Arbeitszimmer jeweils zu 50 %. Die Gesamtaufwendungen betragen 4.000 €. Sowohl A als auch B steht für die im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.

Lösung

A und B können jeweils 625 € (50 % des begrenzten Abzugs) als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehen.

Beispiel 2

Wie Beispiel 1.Für A bildet das häusliche Arbeitszimmer jedoch den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung.

Lösung

A kann 2.000 € als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehen. B steht für die im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübte Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung und kann daher wie zuvor nur 625 € abziehen.

 

8.3     Nicht ganzjährige Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers

Ändern sich die Nutzungsverhältnisse des Arbeitszimmers unterjährig, also innerhalb eines Wirtschafts- oder Kalenderjahres, können nur diejenigen Aufwendungen in voller Höhe abgezogen werden, die auf den Zeitraum entfallen, in dem das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildete. Für den übrigen Zeitraum kommt ein beschränkter Abzug in Betracht, sofern währenddessen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Der Höchstbetrag von 1.250 € darf auch bei nicht ganzjähriger Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe abgesetzt werden.

Beispiel 1

Ein Arbeitnehmer hat von Januar bis Juni den Mittelpunkt seiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit in seinem häuslichen Arbeitszimmer. Im zweiten Halbjahr übt er die Tätigkeit im Büro bei seinem Arbeitgeber aus.

Lösung

Die Aufwendungen für das Arbeitszimmer, die auf das erste Halbjahr entfallen, sind in voller Höhe als Werbungskosten abziehbar. Für das zweite Halbjahr kommt kein Abzug in Betracht.

Beispiel 2

Ein Arbeitnehmer nutzt sein häusliches Arbeitszimmer nur nach Feierabend und am Wochenende für seine nichtselbständige Tätigkeit. Seit dem 15.06. ist er in diesem Raum auch schriftstellerisch tätig. Aus der schriftstellerischen Tätigkeit erzielt er Einkünfte aus selbständiger Arbeit. Nunmehr nutzt er sein Arbeitszimmer zu 30 % für die nichtselbständige und zu 70 % für die schriftstellerische Tätigkeit, wofür ihm kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Gesamtaufwendungen für das Arbeitszimmer betragen 5.000 €.

Lösung

Von den 5.000 € entfallen auf den Zeitraum ab 15.06. (6,5 / 12 =) 2.708 €. Der auf die nichtselbständige Tätigkeit entfallende Kostenanteil ist insgesamt nicht abziehbar.

Auf die selbständige Tätigkeit entfallen 70 % von 2.708 € = 1.896 €, die bis zum Höchstbetrag von 1.250 € als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Eine zeitanteilige Kürzung des Höchstbetrags muss nicht vorgenommen werden.

 

9        Besonderheiten bei Selbständigen

Bei den Gewinneinkünften (Unternehmer, Freiberufler, Landwirte, Beteiligte an einer betrieblichen Personengesellschaft) müssen die Aufwendungen für das Arbeitszimmer nach dem Gesetz einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Ansonsten können sie nicht berücksichtigt werden. Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn die Kosten fortlaufend, zeitnah und

·       bei Bilanzierung auf besonderen Konten im Rahmen der Buchführung gebucht und

·       bei Einnahmenüberschussrechnung von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufgezeichnet werden.

Bei Selbständigen, bei denen sich das häusliche Arbeitszimmer im Eigenheim befindet, muss die Versteuerung der sog. stillen Reserven einkalkuliert werden. Denn unter bestimmten Voraussetzungen wird das häusliche Arbeitszimmer bei ihnen automatisch Betriebsvermögen. Negative Folge: Wird Jahrzehnte später die selbständige Tätigkeit eingestellt, muss eine Entnahme in Höhe des dann gültigen Werts des häuslichen Arbeitszimmers versteuert werden. Das kann bei steigenden Immobilienpreisen teuer werden.

 

Ein betrieblich genutzter Raum im Eigenheim des Selbständigen rechnet automatisch zu dessen Betriebsvermögen, wenn der Marktwert der betrieblich genutzten Fläche

·       mehr als 20 % des Gesamtwerts

·       oder mehr als 20.500 € beträgt.

Hinweis zur Umsatzsteuer

Unabhängig davon, ob das Arbeitszimmer ertragsteuerlich anerkannt wird, lässt sich die Vorsteuer entsprechend der betrieblichen Nutzung absetzen. Denn die Beschränkungen bei der Umsatzsteuer betreffen nicht die nicht abzugsfähigen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer. Dabei dürfen die Rechnungen auch auf den Namen der Eheleute ausgestellt sein, insoweit steht dem Miteigentümergatten der Vorsteuerabzug für seinen betrieblich genutzten Gebäudeanteil zu. Das gilt neben der Umsatzsteuer aus der Gebäudeherstellung auch für die laufenden Kosten.

Hinweis: Erfährt das Finanzamt etwa im Rahmen einer Außenprüfung oder aufgrund anderer Informationen erst im Nachhinein, welche Tätigkeiten ein Selbständiger tatsächlich außerhalb und welche im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübt hat, und wird der volle Abzug von Betriebsausgaben rückwirkend gestrichen, so ist auch noch eine Änderung von bestandskräftigen Steuerbescheiden möglich. Denn insoweit handelt es sich um die Berichtigung wegen einer neuen Tatsache zuungunsten des Steuerzahlers, die bis zur Verjährung erlaubt ist.

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