Geschenke: Aufwendungen müssen getrennt aufgezeichnet werden

Aufwendungen für Geschenke an Kunden müssen getrennt aufgezeichnet und dafür gesonderte Konten innerhalb der kaufmännischen Buchführung eingerichtet werden. Aufzeichnungen auf getrennten Konten innerhalb eines in die Buchführung integrierten Controllingsystems reichen jedoch nicht aus.

Die Klägerin, eine in der Baubranche tätige GmbH, hatte mehrere 1.000 Kalender mit Firmenlogo herstellen lassen. Diese versandte sie an Kunden, Architekten und sonstige Empfänger. Das Finanzamt erkannte die anteiligen Kosten für die Kalender nicht als Betriebsausgaben an. Zwar wurde die Grenze von damals 40 EUR nicht überschritten. Jedoch verbuchte die Klägerin die Aufwendungen innerhalb der kaufmännischen Buchführung nur auf Konten, auf denen sie auch andere Betriebsausgaben erfasst hatte. Das Finanzamt sah es als nicht ausreichend an, dass die Aufwendungen auf besonderen Konten innerhalb des in die Buchführung integrierten Controllingsystems ohne unangemessenen Aufwand ermittelt werden konnten.

Das Finanzgericht entschied zuungunsten der Klägerin und bestätigte die Auffassung des Finanzamts. Die Begründung der Richter: Die Kalender sind Werbegeschenke, deren Wert die Grenze von 40 EUR pro Kunde nicht überschreiten darf. Entscheidend ist aber, ob die vom Gesetz geforderte gesonderte Aufzeichnung vorliegt. Dies verneinten die Finanzrichter. Wird ein Controllingsystem eingesetzt, birgt dies die Gefahr von Manipulationen. Das gilt auch dann, wenn eine Überprüfung mit einem angemessenen Arbeits- und Zeitaufwand ermöglicht ist.